Fahrtenbuch – strenge Anforderungen

Nach einem neuen Urteil des BFH müssen beim Fahrtenbuch bestimmte Mindestanforderungen eingehalten werden, sonst wird dieses als nicht ordnungsgemäß eingestuft. Da hilft es auch nicht, wenn Angaben nachträglich durch eine Auflistung ergänzt werden. Als grundlegende Erkenntnis daraus muss man leider feststellen, dass der Grat zwischen tolerablen „kleineren Mängeln“ und einer Nichtordnungsmäßigkeit sehr schmal ist.

Wir haben die Mindestanforderungen, die sich aus dem Urteil (BFH vom 01.03.2012 – VI R 33/10) ergeben nachstehend in komprimierter Form zusammengefasst.

• Das Fahrtenbuch muss ein „Buch“ sein, also eine geschlossene Form aufweisen
• Das Fahrtenbuch muss zeitnah und lückenlos geführt werden
• Änderungen müssen entweder „unmöglich“ oder zumindest als solche erkennbar sein
• Für berufliche/dienstliche Fahrten sind folgende Angaben im Fahrtenbuch erforderlich:

– > Datum,
– > km-Stand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt,
– > Angabe des Ausgangspunktes und Endpunktes der Fahrt (am besten mit Straße, Hausnr., Ort) und bei Umwegen auch die Reiseroute,
– > Reisezweck und
– > den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung.
– > Eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, kann zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.

• Für Privatfahrten (auch bei Unterbrechung einer berufl.-/dienstl. Fahrt) genügen jeweils die km-Angaben bei Beginn und Ende der Privatfahrt.
  • Für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs-/Arbeitsstätte ist ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend.

Bei Kundendienstmonteuren und Handelsvertretern mit täglich wechselnder Auswärtstätigkeit reicht es aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufgesucht haben. Weitere Aufzeichnungserleichterungen bestehen für Taxifahrer und Fahrlehrer.

Wichtiger Hinweis: Im Moment akzeptiert die Finanzverwaltung ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch im Zweifel nicht, ebenso wenig ein im Excel geführtes Fahrtenbuch. Eine Anerkennung kann hier nur dann in Betracht kommen, wenn nachträglich keine Eintragungsänderungen vorgenommen werden können, bzw. man die Änderungen nachverfolgen kann.

Empfehlung: Das Fahrtenbuch sollte nach zwei – drei Wochen der Finanzverwaltung vorgelegt werden, um eine verbindliche Auskunft über die Ordnungs-mäßigkeit  zu erhalten.